Llega un martes cualquiera. Abres el correo y ahí está: una carta del IRS con un número de multa que te deja el estómago frío.
¿El motivo? No presentaste un formulario que ni sabías que existía. Y ojo, ni siquiera debías pagar impuestos.
Ese es el malentendido que más caro sale a los emprendedores hispanos con LLC en Estados Unidos: creer que "no pagar" y "no declarar" son lo mismo.
Spoiler: no lo son. Y esa confusión puede costarte un pastón. Vamos a desmontarla, paso a paso.
Foreign Owned, Pass Through y otras palabras raras del IRS
Empecemos por lo básico, porque el burocratés del IRS asusta hasta a los valientes.
A efectos fiscales, tu LLC con dueños no estadounidenses es una empresa Foreign Owned. Traducción: recibe un trato distinto al de las empresas de dueños gringos.
Y además, para el IRS, las LLC son entidades Pass Through. O sea, los impuestos pasan a través de la empresa y caen sobre los dueños.
Aquí viene lo interesante: muchas LLC no pagan impuestos. Todo depende de si califican como ETBUS o no.
¿Qué diablos es una ETBUS?
ETBUS significa "engaged in trade or business in the United States". Para serlo, tu LLC debe cumplir dos requisitos a la vez:
- Tener al menos un agente dependiente: personas o entidades físicas de forma permanente en EE.UU.
- Hacer negocios de monto considerable, continuos y regulares con sujetos o entidades estadounidenses.
¿Cumples ambos? Entonces sí, tocará pagar. ¿No? Respira.
Hay perfiles clásicos que casi nunca son ETBUS:
- Dropshipping: vendes online, incluso vía Amazon FBA. No hay nexo físico contigo, y los depósitos de Amazon no son tuyos, así que no cuentan como agente dependiente.
- Freelancers y consultores: montan la LLC para tener cuenta en dólares. Suelen estar exentos, siempre que el servicio se preste fuera de EE.UU. y los dueños no sean ciudadanos estadounidenses.
- Trading: las que ganan por comprar y revender activos (Capital Gains) o por interés fijo garantizado (Interest) no son ETBUS. Pero cuidado: quienes reparten dividendos (Dividends) sí lo son, y pagan.
Si quieres exprimir esto al máximo, te vendrá bien esta guía para optimizar los impuestos de tu LLC como freelancer.
Pagar y declarar no son lo mismo (y aquí muchos se estrellan)
Declarar es informar. Pagar es soltar dinero. Que no pagues no te libra de declarar.
Que tu LLC esté exenta de impuestos no significa que estés libre ante el IRS y el estado. Ni de lejos.
Cada año, toda LLC tiene que:
- Renovar su fee anual
- Renovar su agente registrado
- Presentar el reporte anual
- Hacer la declaración de impuestos
El fee anual
El estado donde creaste tu LLC te cobra un fee para mantenerla operativa. El costo varía según el estado, y algunos ni lo exigen.
El agente registrado
Es un lugar físico en tu estado que recibe correspondencia y notificaciones en horario comercial. Cada año confirmas que sigue ahí, o avisas del cambio.
El reporte anual
Lo exige la mayoría de los estados un año después de registrar tu empresa. Sirve para avisar de que sigues activo.
¿No lo presentas? Multas. Y en el peor de los casos, la disolución de tu empresa. Aguas con esto.
La declaración de impuestos
Esto lo exige el IRS, no el estado. Es informar tus ingresos y egresos del último año.
El impuesto se calcula sobre las ganancias: ingresos menos gastos. Sobre esa base imponible se aplica el impuesto, si toca pagarlo.
Una empresa puede estar obligada o exenta de pagar. Pero todas, absolutamente todas, deben declarar.
Los formularios según cuántos dueños seas
La declaración es obligatoria a partir del año siguiente a la constitución de tu LLC. Y la forma cambia según el número de miembros.
LLC de un solo miembro
Se considera una empresa de propietario único. Como extranjero no residente, presentas dos formularios cada año:
- Formulario 1120: documenta ingresos y egresos para obtener la base imponible.
- Formulario 5472: informa las transacciones entre tú y la LLC. Si le pagaste o te pagó, va aquí.
LLC de varios dueños
Con más de un miembro, declaras como Partnership (Sociedad). Aunque también puedes cambiar el estatus fiscal para que te traten como:
- Corporación S: vía formulario 2553
- Corporación C: vía formulario 8832
Antes de emocionarte, dos avisos que duelen:
- Las Corporaciones C sufren doble imposición: impuestos corporativos más personales.
- Las Corporaciones S solo pagan a título personal, pero exigen un SSN. Vamos, casi nunca funcionan para extranjeros no residentes.
Para declarar como Partnership completas dos documentos:
- Formulario 1065: reporta ingresos, egresos y el porcentaje de participación de cada dueño.
- Formulario K-1: asigna a cada dueño su proporción de ganancias y pérdidas.
Si todavía andas dándole vueltas a montar la tuya, mira cuánto se tarda realmente en registrar una LLC antes de que pase otro trimestre.
Deducciones: la parte que a todos les gusta
Buenas noticias. Si te toca pagar, hay gastos que reducen tu base imponible. Menos base, menos impuesto.
Esto es lo que puedes deducir:
- Inversión inicial: apertura de cuenta, asesoría profesional, compra de productos para revender, insumos... lo que metiste para arrancar.
- Servicios: alquiler de oficina, luz, internet y demás gastos regulares del negocio.
- Transporte: público o privado, siempre que demuestres que se relaciona con tu empresa.
- Educación: cursos, webinars, seminarios para actualizarte profesionalmente.
- Donaciones: los aportes a causas benéficas también restan.
Guarda cada comprobante. En serio. El IRS no acepta el "confía en mí".
Las fechas que el IRS no perdona
Todos los formularios se descargan de la página oficial del IRS, se completan y se envían. Y hay dos maneras:
- LLC de un solo miembro: por correo postal o fax.
- LLC de múltiples miembros: online.
Cada año el IRS anuncia cuándo abre y cierra la recepción de declaraciones. Mantente atento a su web, porque las fechas mandan.
En 2023, por ejemplo, la apertura fue el 23 de enero y el cierre el 18 de abril.
¿No llegas? Puedes pedir 6 meses de prórroga con el formulario 7004, antes de la fecha de cierre. Sirve tanto para LLC de un dueño como de varios.
Ojo: la extensión es para declarar, no para dejar de hacerlo. No te claves.
¿Bookkeeper, accountant o tax preparer? El zoo de los profesionales
Enviar mal los formularios (o no enviarlos) puede acabar en multas gordas o en la disolución de tu empresa. Por eso conviene apoyarse en un profesional.
Pero el mercado está lleno de títulos que suenan parecido. Aclaremos quién hace qué:
Bookkeeper
Lleva la contabilidad del día a día: ingresos, gastos, facturas, pagos. Si tu empresa es pequeña, no lo necesitas: un buen software de contabilidad basta.
Accountant
Rol más estratégico. Te ayuda con la estrategia financiera, auditorías y a cazar gastos deducibles.
Certified Public Accountant (CPA)
Como un accountant, pero autorizado por el gobierno de EE.UU. Para lograr la certificación debe cumplir requisitos de educación y experiencia, aprobar un examen nacional y respetar el código ético.
Te sirve para revisar tu estado financiero, asesoría fiscal y planificación.
Tax Preparer
El especialista en preparar declaraciones. Un accountant puede echarte una mano, pero para esta tarea el tax preparer es la opción correcta.
Recopila la información, presenta la declaración anual y te ayuda a aprovechar deducciones y créditos fiscales.
Cómo no contratar a un chapucero
Antes de darle tu declaración a cualquiera, cúrratelo un poco:
- Credenciales: que tenga un PTIN (número de identificación de preparador del IRS). Y pregúntale su profesión de base: mejor si es contador o abogado.
- Honorarios: acuérdalos antes. Huye de quien cobra un porcentaje del reembolso o promete reembolsos más altos que nadie.
- Reembolsos: que vayan siempre a TU cuenta bancaria, nunca a la del preparador.
- Disponibilidad: si no llega a la deadline, no te sirve.
Y sobre la declaración final, que llevará tu firma:
- Revísala antes de firmar. Un buen profesional te lo pedirá.
- Nunca firmes en blanco ni trabajes con quien te lo pida.
Si algo huele mal, el propio IRS recomienda denunciar a los preparadores que no cumplen.
La declaración se acerca, ¿te pilla listo o corriendo?
Resumamos, que es fácil: pagues o no impuestos, cada año presentas una declaración ante el IRS. En tiempo y forma, te ahorras dolores de cabeza.
Y si tu LLC vende a clientes dentro de EE.UU., no te olvides del otro monstruo: el Sales Tax y sus reglas origin-based vs destination-based.
¿La preparación te parece un menudo lío? No tienes por qué hacerlo a solas. En American Prana tenemos un equipo que se encarga de las declaraciones 1120+5472, 1065 y compañía mientras tú sigues con la chamba de verdad.
¿Aún no tienes empresa? Puedes crear tu LLC en unos 5 minutos (cuenta, plan y pago) y arrancar con las cosas bien desde el día uno.
Y si quieres seguir aprendiendo sin humo, pásate por nuestro blog con más de mil guías. Sí, tú, que llevas seis meses "a punto de empezar".