El sales tax y el income tax son impuestos distintos con autoridades distintas: el sales tax es estatal, lo paga tu comprador y tú solo lo recaudas y lo remites al estado; el income tax grava tu utilidad y se paga al IRS a nivel federal (y a veces al estado). Confundirlos genera multas dobles: por no recaudar uno y por no declarar el otro.
La frase 'mi LLC no paga impuestos' ha causado más multas que cualquier auditoría. Mezcla dos mundos: la diferencia entre sales tax e income tax, uno estatal y de tu cliente, otro federal y de tu bolsillo. Separarlos bien es la vacuna del primer año de cualquier LLC.
¿Quién paga cada impuesto? La diferencia en una frase
El sales tax lo paga el comprador en la caja; tú eres el cobrador involuntario que lo recauda y lo entrega al estado. El income tax lo pagas tú sobre la ganancia real del negocio, cuando existe.
Por eso ni siquiera existe en todo el país: hay estados sin sales tax estatal (los llamados NOMAD: New Hampshire, Oregon, Montana, Alaska y Delaware), mientras que el income tax federal aplica en los cincuenta.
¿A quién se le paga: al IRS o al estado?
El sales tax jamás viaja al IRS: se declara y se paga a la agencia tributaria de cada estado donde tengas obligación, con su portal, su calendario y sus reglas. El income tax federal va al IRS; algunos estados suman su propio income tax.
Las tasas de venta también son locales: entre estados con recargos de condado y ciudad hay diferencias enormes, y conviene comparar los estados con sales tax más bajo antes de asumir un número único nacional.
La frase 'mi LLC no paga impuestos': qué mezcla exactamente
Viene de una verdad a medias: una LLC de no residente sin actividad efectivamente conectada a USA (sin presencia física, empleados ni agente dependiente) normalmente no paga income tax federal; tributa en tu país de residencia.
Pero esa frase no dice nada del sales tax, que depende de tus ventas por estado, ni de los formularios informativos: la 5472 con su 1120 pro forma se presenta igual, y saltársela cuesta $25,000 de multa. Impuesto cero no es obligación cero.
¿Cuándo te alcanza el sales tax sin pisar USA?
Desde el caso Wayfair (2018) existe el nexo económico: vender por encima del umbral de nexo económico (típicamente $100,000 al año a un estado) te obliga a registrarte, recaudar y remitir allí, aunque jamás hayas pisado ese estado.
Cada estado fija su cifra y sus excepciones: Texas y California usan $500,000, New York exige $500,000 más 100 ventas. La guía estatal del nexo te da el mapa completo antes de que las ventas te sorprendan.
¿Cuándo hay income tax de verdad para un no residente?
Cuando aparece actividad efectivamente conectada: presencia física, empleados o agente dependiente en USA. Ahí la utilidad americana entra al radar federal y el esquema cambia por completo.
También cambia si te mudas: al superar el substantial presence test (unos 183 días ponderados) tributas renta mundial como residente. Cada caso tiene aristas; valida el tuyo antes de dar por hecho el impuesto cero.
Los errores del primer año que generan multas dobles
El patrón se repite: el vendedor cree que Amazon lo cubre todo, abre su tienda propia y nadie recauda en ella. Al diversificar canales de venta, las obligaciones de sales tax de tu web son tuyas, no del marketplace.
- Ignorar el sales tax por confiar en que 'la LLC no paga impuestos'.
- Saltarse la 5472 (o la 1065 en multi-member, que multa unos $245 por socio y por mes, cifra 2025).
- No presentar declaraciones estatales en cero cuando ya estás registrado: son obligatorias.
Recaudar sin remitir: el dinero que no es tuyo
El sales tax cobrado es dinero del estado en tu cuenta: gastarlo es el error más grave del catálogo. Los estados lo persiguen con multas fijas más porcentajes por retraso, y no prescribe olvidándolo.
Si arrastras meses o años sin remitir, existe una salida ordenada: el programa de divulgación voluntaria (VDA), que limita la revisión a 3-4 años típicos y suele condonar multas; se inicia de forma anónima mediante un representante.
¿Compras para revender? El resale certificate cambia el juego
El sales tax grava la venta final, no la cadena completa: por eso existe el certificado que te deja comprar inventario sin impuesto. Aprende a usar el resale certificate solo para mercancía que revenderás; usarlo para consumo propio se persigue como fraude.
El formato multiestatal tiene su técnica: esta guía para llenar el certificado de reventa uniforme evita los rechazos de proveedores por campos mal puestos.
Tu calendario doble para no fallar a ninguno
Monta dos rieles separados. Riel federal: formularios informativos de la LLC con sus fechas (15 de abril para la 5472 con prórroga al 15 de octubre; 15 de marzo para la 1065). Riel estatal: cada registro de sales tax con la frecuencia que el estado te asigne (mensual, trimestral o anual).
Para cotizar bien desde el carrito, usa la calculadora de sales tax por estado. En American Prana, tras más de 2,800 LLCs formadas, vemos que quien separa los dos rieles en enero no conoce las multas de abril.
| Criterio | Sales tax | Income tax |
|---|---|---|
| Quién lo paga | El comprador en cada venta | El negocio o su dueño, sobre utilidad |
| Quién lo administra | Cada estado | IRS a nivel federal (y estados con income tax) |
| Base del impuesto | Precio de venta del producto gravado | Ganancia después de gastos |
| Tu papel | Recaudar y remitir | Declarar y pagar |
| Si no hubo ganancia | Se remite igual lo recaudado | Puede no haber impuesto, pero sí formularios |
Preguntas frecuentes
¿Puedo deber sales tax aunque no pague income tax federal?
Sí, y es el caso típico del no residente: sin actividad efectivamente conectada a USA no pagas income tax federal, pero si superas el umbral de nexo económico de un estado (típicamente $100,000 anuales en ventas) debes registrarte, recaudar y remitir sales tax allí. Son sistemas independientes: cumplir uno no te exime del otro.
¿Qué pasa si cobré sales tax y no lo remití al estado?
Es la falta más seria del sistema: ese dinero pertenece al estado y retenerlo acumula multas fijas más porcentajes por retraso. La salida ordenada es el programa de divulgación voluntaria (VDA): limita la revisión a unos 3-4 años, suele condonar multas y se inicia de forma anónima a través de un representante autorizado.
¿El sales tax se declara en algún formulario del IRS?
No. El sales tax es completamente estatal: se declara en el portal de la agencia tributaria de cada estado donde estés registrado, con la frecuencia que ese estado te asigne (mensual, trimestral o anual). Al IRS van el income tax y los formularios informativos de tu LLC, como la 5472 con el 1120 pro forma o la 1065.
¿Mi LLC de no residente paga income tax en Estados Unidos?
Normalmente no, si operas remoto: sin presencia física, empleados ni agente dependiente en USA, tu ingreso no está efectivamente conectado y tributas en tu país de residencia. Pero las formas informativas se presentan igual cada año, y la multa por omitir la 5472 es de $25,000. Impuesto cero no significa cero obligaciones.