Un martes por la mañana. Abres el correo y ahí está: una carta del IRS con un número de formulario que jamás habías visto y una cifra en dólares que te sube la tensión.
No presentaste algo. O lo presentaste mal. Y ahora toca pagar.
Le pasa a más de uno cada año. No porque sean unos vagos, sino porque nadie les explicó qué datos pide exactamente el IRS a una LLC y cuándo.
Vamos a arreglarlo. Sin burocratés, sin humo. Solo lo que tienes que reunir para dormir tranquilo.
Lo que el IRS quiere saber de tu LLC (y no perdona si falta)
El IRS no pide "papeleo" por deporte. Pide datos concretos para verificar que tu empresa reporta lo que debe. Se agrupan así:
- Datos de la compañía: nombre legal, estado de constitución, dirección, EIN y a veces un teléfono estadounidense.
- Datos de los dueños: nombre completo, fecha de nacimiento, nacionalidad, identificación fiscal local (RFC, RUT o similar) y contacto.
- Tratamiento fiscal: si elegiste algo especial vía formularios 8832 o 2553, hay que decirlo.
- Ingresos y gastos: lo que entró y lo que salió durante el año fiscal.
- Activos y pasivos: lo que la empresa tiene y lo que debe al cierre del año.
- Movimientos entre tú y la LLC: aportes, retiros, gastos personales con dinero de la empresa.
Ojo: si tu LLC tiene activos en el extranjero por encima de ciertos umbrales (por ejemplo, más de 10.000 USD) o controla otras empresas, el IRS pide aún más.
Tu contador presenta la declaración. Pero los datos son tuyos. Si tú no los tienes claros, nadie los inventa por ti.
¿Sole Proprietorship, Partnership o Corp? Tu etiqueta lo cambia todo
Antes de reportar nada, hay que saber cómo te trata fiscalmente el IRS. Y depende de cuántos dueños seáis.
LLC de un solo dueño
Por defecto eres una "Sole Proprietorship". La LLC reporta ciertas transacciones (coste de constitución, movimientos de capital), pero sus ingresos no se reportan por separado.
LLC de dos o más dueños
Aquí te tratan como "Partnership". Toca reportar todos los ingresos, gastos y movimientos entre socios.
Cada miembro recibe un Schedule K-1 con su porcentaje, y muchas veces debe presentar declaración personal (1040 o 1040-NR).
¿Quieres tributar como C Corp o S Corp? Entonces presentas explícitamente el formulario 8832 (C Corp) o 2553 (S Corp) y avisas al contador para que ajuste la jugada.
Este baile es solo una parte del cuadro completo. Si quieres verlo entero, te conviene repasar cuáles son las obligaciones de una LLC antes de seguir.
La pregunta del millón: ¿tu LLC paga impuestos en USA?
Aquí es donde a muchos les tiembla el pulso. La clave son los ingresos efectivamente conectados con Estados Unidos (ECI).
En cristiano: tu LLC paga impuestos federales si opera de forma presencial en el país o si algún dueño tiene residencia fiscal allí.
El IRS mira tres cosas:
- Residencia fiscal de los dueños: ¿alguien tiene Green Card o pasa la Prueba de Presencia Sustancial?
- Establecimiento permanente: oficina, tienda, bodega, vehículos usados para el negocio en USA.
- Agente dependiente: un empleado o representante en USA cuyos ingresos dependan de esa actividad.
Hazte estas preguntas sin autoengañarte:
- ¿Algún dueño tiene Green Card?
- ¿Alguien ha estado regularmente en USA este año?
- ¿Hubo operaciones físicas, como arrendar una propiedad o usar Amazon FBA?
- ¿Contrataste a alguien clave en USA?
Un ejemplo típico: un ecommerce que usa un centro logístico de Amazon FBA puede no generar obligación tributaria, según cómo esté montado. Pero si ese centro implica ventas presenciales u operaciones directas, cambia el cuento. Se analiza y se informa.
Los formularios que decidirán tu año fiscal
Aquí viene la parte que la gente odia por su nombre y ama cuando la entiende. Depende de tu tratamiento fiscal:
- LLC de un solo dueño: formularios 1120 y 5472.
- LLC de dos o más dueños: formulario 1065, más un Schedule K-1 para cada socio.
Y no te olvides de los documentos que llegan de fuera:
- Si cobras por plataformas, marketplaces o brokers: 1099-K, 1042-S o 1099-B.
- Tu EIN: sin él, no hay declaración. Punto.
- El documento de constitución de tu estado.
- La declaración del año anterior, para comparar y no dejarte nada.
Si además recibes ingresos desde EE.UU. como no residente, entender qué es el formulario W-8BEN y por qué importa te ahorra sorpresas con las retenciones.
Y aguas con una confusión clásica: los impuestos federales del IRS no son lo mismo que el impuesto estatal anual. Ese otro bicho tiene nombre propio, y aquí te explicamos qué es el Franchise Tax para que no lo mezcles.
Tu checklist antes de tocar un solo formulario
Nada de improvisar en abril. Organízate así:
- Documentación básica: EIN, acta de constitución, dirección y teléfono actualizados.
- Datos de los socios: nombres, fechas de nacimiento, nacionalidades, identificación local y (si aplica) SSN o ITIN.
- Tratamiento fiscal definido: confirma si eres Sole Prop, Partnership, C Corp o S Corp.
- Información financiera: ingresos brutos, gastos por categorías, inventario de activos y pasivos.
- Transacciones dueño-empresa: aportes de capital, retiros de utilidades, gastos personales con fondos de la LLC.
- Documentos extra: extractos bancarios, facturas, recibos. Y si tienes cuentas fuera de USA, el FBAR.
- Revisión con contador: antes de presentar, que un experto lo mire con lupa.
- Presenta a tiempo: por e-file. Y si no llegas, solicita extensión con el formulario 7004.
Tres escenarios reales para que aterrice
El vendedor de productos digitales. Una emprendedora con LLC de un solo dueño, sin oficina ni empleados en USA. Se trata como Sole Proprietorship. Solo reporta el coste de constitución y los movimientos de capital. Formularios 1120 y 5472. Declaración limpia.
Los socios con oficina en Florida. Un ecommerce de dos dueños con local físico. Partnership, formulario 1065 y un K-1 para cada uno. Hay que reportar activos, arrendamiento, servicios y revisar si algún socio tiene residencia fiscal. Más faena, más detalle.
El de las cuentas internacionales. Un dueño con activos financieros fuera de USA. Si superó los 10.000 USD en cuentas extranjeras aunque fuera un día, se activa el FBAR. Una omisión aquí puede salir carísima.
Los detalles pequeños que se convierten en multas grandes
Cuando crees que ya lo tienes todo, aparecen estos:
- Cierre del año fiscal: por defecto el 31 de diciembre. Se puede cambiar con el SS-4 (al pedir el EIN) o el 1128.
- Cambio de propiedad: si pasaste de un dueño a varios (o al revés), tu tratamiento fiscal cambia y la declaración también.
- Monedas extranjeras: se convierten a dólares con las tasas promedio anuales del IRS.
- Auditorías: son poco frecuentes, pero por eso mismo cada dato debe tener su respaldo documental.
El consejo que vale oro: lleva un registro continuo durante todo el año. Aportes, retiros, gastos. Todo. Tu yo de abril te lo agradecerá.
Por qué a veces sale más barato delegar
Sí, puedes hacerlo tú. Pero cuando hay dos dueños, operaciones internacionales o formularios cruzados, el margen de error se dispara.
Un contador especializado te da:
- Menos errores caros que corregir después.
- Ahorro de tiempo revisando cientos de transacciones.
- Asesoría para optimizar y detectar oportunidades de ahorro.
- Normativa al día, porque las reglas fiscales cambian sin avisar.
En American Prana lo montamos con formularios online sin tecnicismos: cada pregunta recoge justo el dato que hace falta. Si quieres soltar el marrón, puedes ver cómo funcionan nuestras declaraciones fiscales 1120+5472 y 1065.
El siguiente paso, ahora que ya no tienes excusa
Sí, tú, que llevas seis meses "a punto de organizar los papeles". Ya sabes qué pide el IRS, qué formularios te tocan y qué fechas no se saltan.
Ahora toca actuar. Reúne tu EIN, tus extractos y tus datos de socios hoy, no en marzo con las manos temblando.
¿Aún no tienes tu LLC y quieres empezar con todo en regla desde el día uno? Puedes crear tu LLC en unos cinco minutos: cuenta, plan y pago.
¿Quieres seguir aprendiendo antes de dar el salto? Métete en nuestro blog con más de mil guías y conviértete en el que le explica esto a los demás.
Una LLC bien administrada y al día con el IRS no es papeleo aburrido. Es tu llave para crecer sin sustos.
